Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Daniel O’Leary (dalam myDeden.Kom) mendefinisikannya ERP sebagai:
ERP systems are computer based systems designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristics’
Dari kedua definisi tersebut, jelas terlihat bahwa konsep ERP dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau “customer”. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).
Sebagai tambahan, pengertian integrasi menyangkut hal-hal sebagai berikut: Penghubungan antar berbagai aliran proses kegiatan belajar mengajar.
· Teknik komunikasi.
· Sinkronisasi operasi sekolah.
· Koordinasi operasi sekolah.
Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E. O’Leary, seperti yang dikutip dari website tersebut, di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini:
· Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
· Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses sekolah.
· Sistem ERP menggunakan database yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
· Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
· Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
Untuk mengetahui bagaimana Sistem ERP dapat membantu Sistem operasi sekolah, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini:
Contoh 1. :
Untuk pelaksanaan ujian semester membutuhkan data ruang, jadwal ujian, jadwal pengawas, dan administrasi siswa. Jadwal ujian dan jadwal pengawas disusun oleh bagian kurikulum, sedangkan data siswa yang berkaitan dengan penempatan ruangan dan nama siswa tiap ruang ditentukan oleh bagian kesiswaan. Jika data siswa per ruang terlambat, maka data pengawas tiap ruang tidak dapat segera disusun karena jumlah ruang belum jelas, tergantung pada pembagian yang dilakukan oleh kesiswaan.
Dari kasus ini dapat dilihat siapa yang belum beres, dan membuktikan bahwa dalam sistem ERP keterlambatan atau ketidakberesan satu pihak berakibat sistem tidak dapat bekerja dengan baik.
Contoh 2.:
Siswa yang administrasi keuangan sebagai prasyarat ujian belum terpenuhi, maka data lolos seleksi tidak dapat masuk ke daftar peserta ujian , sehingga secara otomatis tidak ada nomor kursinya. Untuk itu dicross cek melalui APM untuk mengetahui sebab tidak adanya nomor kursi bagi siswa tersebut .Lebih rincinya ERP terbagi dalam berbagai Sistem Informasi yang semuanya akan terintegrasi saat dioperasionalkan, yaitu :
1. Sistem Informasi Profil (Portal Sekolah) : berisi Profil Sekolah, Visi, Misi, Fasilitas, program-program, Berita/Artikel, kegiatan/agenda, informasi kesiswaan, forum, galeri foto, dan buku tamu.
2. Sistem Informasi Personalia : berisi Data Guru dan Staf untuk mengelola informasi penting tentang tenaga pengajar maupun staf yang terdaftar di sekolah, seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, jam kerja, riwayat pendidikan, riwayat karir, riwayat pelatihan, tingkat kehadiran, info gaji dan lain-lain
3. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana : berisi mengenai Manajemen Aset sekolah mulai dari penomoran aset, lokasi aset, penggunaan aset dan jumlah aset
4. Sistem Informasi Keuangan : berisi data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan, dan biaya-biaya lain. Data pembayaran tersebut akan ditampilkan dalam format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
1. Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran
2. Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran
3. Laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan
5. Sistem Informasi Siswa : berisi data Penerimaan Siswa Baru, Biodata siswa, Pengelolaan Kenaikan Kelas Siswa (manual maupun otomatis), Pengelolaan Kelulusan/Alumni, Pencetakan Kartu Siswa, dan Pengelolaan Kedisiplinan Siswa
6. Sistem Informasi Akademik : berisi Pengelolaan Kurikulum, Penjadwalan Satuan Pengajaran, Pengelolaan Nilai Akademik Siswa dan Laporan Hasil Studi Siswa, dan Presensi Siswa dalam kegiatan PBM
7. Sistem Informasi Perpustakaan : berisi Pengelolaan buku, Pengelolaan anggota, Transaksi peminjaman dan pengembalian buku, dan Manajemen Arsip Digital
8. Sistem E-Learning : berisi Proses pendidikan menggunakan sistem online maupun intranet bagi siswa dan guru berupa modul sekolah, tanya-jawab, kuis online, maupun tugas-tugas.
